SAMSIC - Jack In The Box expert en Proposal Management

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SAMSIC est un groupe familial breton, leader du service aux entreprises en Europe. A son métier d’origine la propreté, le groupe SAMSIC a développé un panel de prestations dédié aux environnements de vie, de travail et aux ressources humaines. Aujourd’hui, 90 000 collaborateurs œuvrent auprès de 30 000 clients répartis dans 25 pays en Europe et au-delà.

Interview de Elena MOISEY
Project Management Officer, transformation digitale des forces de vente de SAMSIC

Quels types de documents commerciaux devez-vous réaliser ? Combien de personnes sont concernées ?

Elena M. : Aujourd’hui 30 masters accompagnent 300 utilisateurs dans 7 pays sur 5 langues. Chaque master offre, contrat, avenant sont dédiés à l’une de nos expertises métiers. Nous avons également une offre innovante en storytelling.

Comment étiez-vous organisée avant ?

Elena M. : Il existait une trame Word avec des argumentaires proposés et quelques emplacements de personnalisation de type chiffres et éléments techniques. Cette même trame (quel que soit le client / secteur d’activité) était dupliquée à l’infini. Au fur et à mesure, la trame d’origine perdait en qualité des données, l’offre en était appauvrie, incorrecte et manquait de cohérence. Et le résultat n’était pas satisfaisant : processus chronophage, difficile gestion de l’obsolescence, mise en page complexe et décevante, pas de collaboratif sur la même offre…

Quels étaient les objectifs de SAMSIC lors de la mise en place de l’outil ?

Elena M. : Derrière l’objectif principal d’augmenter la transformation des offres et le chiffre d’affaires, nous souhaitions :

  • Professionnaliser et structurer le processus de production des offres commerciales
  • Intégrer la gestion des obsolescences et la sauvegarde des données
  • Augmenter la qualité des offres tout en réduisant les temps de production

Comment s’est déroulée la consultation et pourquoi Jack plutôt qu’un autre ?

Elena M. : En 2012, nous avons lancé une consultation pour répondre à nos 3 objectifs. L’écart était grand entre les 3 prestataires en lice. Jack in the Box avec sa solution Proposal Studio était l’offre la plus aboutie tant sur le process, que dans les fonctionnalités logicielles et le résultat proposé. Nous avions surtout apprécié la gestion de variabilité à travers le QCM et la qualité de la mise en page du résultat final.

Quel était le principal challenge de ce projet ?

Elena M. : Comme pour tout déploiement d’une nouvelle solution, notre premier challenge était de faire adopter Sam’Proposal (le nom de notre Proposal Studio chez nous) en tant qu’outil unique de production des offres et des contrats. Pour cela, il fallait accompagner les équipes à changer leurs habitudes et ce, à chaque étape de construction d’une offre, de la préparation, personnalisation jusqu’à la validation finale. Par ailleurs, l’outil a permis d’accompagner notre stratégie de développement à l’international. Sam’Proposal permet aujourd’hui de renforcer l’identité de la marque locale appartenant au grand groupe. Chaque pays dispose d’un master local avec des éléments d’appartenance groupe.

Comment est perçu Sam’Proposal par vos utilisateurs ?

Elena M. : Son ergonomie, ses fonctionnalités et son approche structurée en font un outil apprécié. En particulier le process de personnalisation à travers les XX et la mention draft mais aussi la mise en page automatique qui nous simplifient grandement la vie !

Les assistantes qui avaient en charge la production des offres ont perçu la valeur ajoutée : la production des offres a été valorisée grâce à l’accent mis davantage sur des sujets de fond et de personnalisation que sur de la mise en page.

Que pensez-vous de l’approche et de la méthode des équipes Jack in the Box ?

Elena M. : Depuis 2012, nous sommes plus dans une relation de partenariat. Nous travaillons avec les mêmes personnes, c’est rassurant. L’approche est structurée et les résultats sont tangibles. L’équipe dédiée est à l’écoute et toujours en recherche de solutions adaptées.

Avez-vous eu des retours de la part de vos clients ? Si oui, quels sont-ils ?

Elena M. : Nous avons mené une campagne d’analyse des offres auprès de nos partenaires. Les résultats sont sans appel : offres structurées, lecture fluide grâce notamment aux points d’ancrages forts et graphisme épuré. La forme c’est le fond qui remonte à la surface !

Vos objectifs ont-ils été atteints ?
et même dépassés grâce au storytelling ?

Elena M. : Sam’ Proposal est désormais complètement intégré dans nos process internes certifiés ISO. Nous sommes effectivement allés plus loin encore en innovant sur une offre grâce au storytelling. Notre souhait était d’augmenter la perception du lecteur sur une offre dédiée à la propreté. Nous voulions le guider sur les différentes étapes de collaboration « comment vont se passer les 3 ans de notre collaboration ? » « Comment fait Samsic sur chaque étape ? ». Cela revenait à rompre avec une structure thématique pour l’aborder de façon temporelle « les 3 ans de partenariat et comment nous allons faire sur chaque étape » en levant les objections grâce à des jalons temporels plutôt que thématiques. Nous l’avons baptisée « Une histoire que nous allons vivre ensemble ».

Quelle a été votre méthode pour la mettre en place ? Et Comment est-elle perçue ?

Elena M. : Nous avons proposé tout un cycle de formation pour faciliter la compréhension de l’histoire, accompagné au changement de prise en main de l’outil avec une logique de présentation qui est naturelle et une posture commerciale très différente. Cette nouvelle approche exige une maturité des forces de vente dans les postures commerciales.
Côté prospect, cela fait une vraie différence concurrentielle. Nous expliquons que nous avons tout anticipé dès le début et tout au long du projet. Nos prospects adhèrent à la démarche et apprécient l’audace de faire différemment.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Elena M. : En 2020, nous nous attèlerons à réaliser de nouveaux masters pour compléter nos expertises et pour de nouveaux territoires de l’Europe du sud.

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